Wie du einen Onlinekongress veranstaltest

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In den letzten Jahren ist der große amerikanische Trend „Onlinekongress“ auch immer mehr in Deutschland angekommen. Was ein Onlinekongress ist und wie du selbst einen veranstalten kannst – und das sogar ohne großes Budget! – möchte ich dir im heutigen Beitrag erklären.

Was ist ein Onlinekongress?

Ein Onlinekongress funktioniert vom Prinzip her ähnlich ein normaler Kongress. Er findet über mehrere Tage statt – online auf einer bestimmten Webseite. Für die Teilnahme muss man sich kostenfrei mit seiner Emailadresse registrieren. An jedem Tag gibt es mehrere Redner, die zu einem bestimmten Thema sprechen. Meist geschieht das über aufgezeichnete Video-Interviews mit dem Kongressveranstalter, aber auch Webinare werden vereinzelt eingesetzt. Die Videos sind dann jeweils 24 – 48 Stunden kostenfrei anschaubar. Danach wandern sie ins kostenpflichtige Kongresspaket, dass die Teilnehmer während oder nach dem Kongress erwerben können (aber natürlich nicht müssen).

Einen Onlinekongress zu veranstalten ist ein sehr aufwändiges, aber auch spannendes und herausforderndes Projekt. Die Verdienstmöglichkeiten sind ebenfalls sehr gut – hängen aber stark von der Anzahl der Teilnehmer ab, welche wiederum davon abhängt, wie bekannt du bzw. dein Blog oder Business bereits bist und wie gut du und die teilnehmenden Redner den Kongress bewerben.

Onlinekongresse sind eine tolle Möglichkeit, um deine Ideen und dein Wissen in die Welt hinauszutragen und viele Menschen damit positiv zu beeinflussen. Als Zusatzeffekt kannst neue Kunden und Leser zu gewinnen und auch etwas Geld damit verdienen.

Für wen und welche Themen eignet sich ein Onlinekongress?

Momentan gibt es Onlinekongresse hauptsächlich zu den Themen gesunde Ernährung (vegan, Rohkost, etc), Familie & Bildung (Erziehung, alternative Bildungsformen, Bindung, …) und Persönlichkeitsentwicklung. Natürlich sind aber auch andere Themenbereiche denkbar. Ich habe z.B. in meinem DIY-Business einen Onlinekongress über das Selbernähen von Kleidung & Accessoires veranstaltet – den Nähkongress Meist werden Onlinekongresse von Leuten veranstaltet, die bereits einen Blog bzw. ein Onlinebusiness betreiben und über den Kongress neue Kunden generieren wollen. Im Anschluss an den Kongress werden dann passende Beratungen, Coachings oder Ebooks angeboten. Aber auch wenn du „nur“ einen Blog betreibst, kannst du einen Onlinekongress zu deinem Thema veranstalten und somit z.B. neue Leser gewinnen oder über den Verkauf des Kongresspaketes (mit allen Videos und eventuellem Bonusmaterial) Geld verdienen.

Wie viel kann man mit einem Onlinekongress verdienen?

Das ist sehr unterschiedlich und hängt vorallem davon ab, wie groß deine Reichweite ist – also wie weitreichend du den Kongress im Vorfeld bewerben kannst, um viele Teilnehmer zu gewinnen. Einnahmen von einigen Hundert bis hin zu einigen Tausend Euro sind möglich. Sicherlich auch teilweise mehr, wenn du schon einige Kongresse veranstaltet hast und darin Experte geworden bist. Der Großteil der Einnahmen wird erst nach dem Kongress erzielt, durch den Verkauf deiner Dienstleistung als Coach bzw. Berater/-in oder über digitale Produkte. Wenn du kein Coach bist und keine eigenen digitalen Produkte verkaufst, hält sich der zu erwartende Gewinn eher in Grenzen. Es sei denn, die Video-Interviews sind so gut, dass sich sehr viele Menschen das Kongresspaket kaufen.

Wie kannst du ohne großes Budget deinen eigenen Onlinekongress veranstalten?

Es gibt viele Dienstleister, die dich zum Thema Onlinekongress coachen und dir eventuell eine spezielle Software dafür verkaufen. Das alles hat sicherlich seine Berechtigung und vereinfacht vieles, wenn du absoluter Laie auf dem Gebiet bist. Allerdings sind diese Services & Produkte sehr kostspielig. Das Geld was du dafür ausgibst musst du mit dem Kongress erstmal wieder einnehmen, was nicht immer gelingt und deinen Gewinn natürlich schmälert.

Als ich damals die Idee hatte, meinen Nähkongress zu veranstalten, hatte ich das nötige Budget für ein Coaching und eine spezielle Software einfach nicht. Trotzdem wollte ich es unbedingt mal ausprobieren, einen eigenen Onlinekongress auf die Beine zu stellen! Also recherchierte und probierte ich einige Wochen herum und versuchte, mir alles selbst aufzubauen mit den Kenntnissen die ich bereits hatte (Bloggen, WordPress & Co). Meine Erfahrungen möchte ich dir gern mit auf den Weg geben, damit auch du mit einem geringen Ausgangsbudget deinen eigenen Onlinekongress starten kannst.

Technische Voraussetzungen

Um einen Onlinekongress auf die Beine zu stellen benötigst du:

• Domain mit Datenbank & Webspace (Webadresse deines Kongresses, z.b. www.deinewebseite.de)
• eigene Mailadresse, am besten passend zur Domain (z.B. info@deinewebseite.de)
• WordPress (kostenlos von de.wordpress.org herunterladbar)
• Digimember Plugin (ca. 30 € monatlich) für WordPress
• Digistore24-Account für die Bezahlung & Downloadabwicklung des Kongresspaketes, angebunden an Digimember-Plugin
• zoom.us-Account (Basis) oder anderes Tool zum Aufzeichnen von Video-Interviews
• Pro-Account bei Vimeo, damit du die Videos „verstecken“ kannst: sie sind dann nur auf deiner Kongressseite sichtbar und nicht auf Vimeo selbst
• optional: Webcam oder andere Kamera, Mikrophon (oder Headset)

Webseite einrichten

Wenn du deine Domain mit Datenbank & Webspace gekauft hast, musst du nun erstmal auf dem zugehörigen Webspace WordPress installieren. Manche Anbieter bieten auch eine fertige WordPress-Installation an, frage dazu einfach mal den Kundenservice. Richte bei deinem Hosting-Provider (also dort, wo du auch die Domain gekauft hast) auch gleich eine Emailadresse speziell für den Kongress ein, also z.B. info@deinewebseite.de.

WordPress-Theme / Layout
Dann musst du dir ein so genanntes „WordPress-Theme“, also ein Layout aussuchen. Du kannst entweder eines von den Standard-Wordpress-Themes verwenden (sind bei der Installation dabei) oder du suchst dir eins aus dem Internet – dort gibt es kostenfreie und kostenpflichtige. Für den Nähkongress habe ich ein Theme von Elmastudio verwendet. Es gibt Themes, die speziell für Onlinekongresse entwickelt wurden – sie kosten aber meist eine Stange Geld. Für deinen Low-Budget-Onlinekongress benötigst du sie nicht unbedingt. Manchmal ist weniger ja auch mehr. Ich fand es sehr gut, ein übersichtliches und einfach zu bedienendes Theme mit deutschem Support zu haben. Es ist ein ganz normales Blogtheme, also kein Hexenwerk :)

Plugins installieren
Nach der WordPress-Installation musst du nun noch einige Plugins zur Erweiterung der Grundfunktionalitäten installieren. Empfehlenswert sind:

• Cookie Notice (automatischer Hinweis zur Cookie-Richtlinie)
• Contact Form (einfach einzurichtendes Kontaktformular)
• Share Buttons by AddThis (damit die Teilnehmer den Kongress in den sozialen Medien teilen können)
• Maintenance Mode (schaltet die Seite „unsichtbar“, solange du noch daran arbeitest)
• WordPress Datenbank Backup (hier kannst du automatische Sicherungskopien deiner Datenbank erstellen lassen)
• DigiMember für die Registrierungsfunktion (dazu gleich mehr)

Um den interessierten Teilnehmern eine Anmeldung zu deinem Kongress zu ermöglichen, benötigst du das kostenpflichtige Plugin DigiMember. Nach dem Kongress kannst du es auch wieder löschen und zahlst dann nichts mehr. Ich hatte das Plugin fünf Monate im Einsatz, zum Einrichten der Seite und dann während des Kongresses.

Das Plugin Digimember musst du dann noch mit DigiStore24 verknüpfen, wo du das Kongresspaket als Produkt einstellst und verkaufst. Digistore24 kümmert sich automatisch um den Bestell- und Bezahlvorgang, sowie die Auslieferung der Downloads. Die Anmeldung bei Digistore24 ist gratis.

Logo / Farben
Um den nötigen Wiedererkennungswert deines Kongresses in den weiten des Internets und vorallem den sozialen Medien zu gewährleisten, solltest du ein Logo entwickeln bzw. entwickeln lassen. Das Logo kannst du dann auf der Kongressseite selbst, sowie in den sozialen Medien oder für Werbebanner verwenden. Ein Logo kannst du dir zum Beispiel bei fiverr.com oder designenlassen.de erstellen lassen.

Seiten in WordPress anlegen
Nachdem du alle Plugins eingerichtet hast legst du noch ein paar Seiten in WordPress an. Die Beitragsfunktion von WordPress benötigst du nicht. Einige der Seiten sind für alle Seitenbesucher sichtbar, aber einige auch nur für Mitglieder. Welche Seiten nur für registrierte Teilnehmer (Mitglieder) sichtbar sind, kannst du im Plugin Digimember einstellen.

Folgende Seiten solltest du anlegen:

• Kongressraum (nur für Mitglieder)
• Detailseiten der Speaker / Experten mit dem eingebundenen Video
• Kongresspaket (Produktseite für das Kongresspaket mit Kaufen-Button)
• FAQ / Hilfe mit Antworten auf die häufigsten Fragen
• Kontakt
• Impressum
• Datenschutz
• Haftungsausschluss

Aufzeichnen & Bearbeiten der Video-Interviews

Zum Aufzeichnen der Video-interviews hat sich das Tool zoom.us bewährt. Der Basis-Account dort ist kostenfrei. Du kannst über zoom.us die Speaker per Mail zu einer Videokonferenz einladen und diese Konferenz dann aufzeichnen. Wenn das Videomeeting zuende ist, wird die Datei automatisch auf deinem Computer gespeichert. Teste den Aufnahmeprozess vorher mal mit Freunden oder Familienmitgliedern.

Die Video-Interviews solltest du im Anschluss noch bearbeiten bzw. schneiden. Du kannst z.B. zum Beispiel am Anfang und Ende aller Videos einen kleinen Teaser einspielen mit deinem Logo und einer kleinen Erkennungsmelodie. Solche Sequenzen kannst du bei Freelancern in Auftrag geben oder über Plattformen wie fiverr.com. Außerdem kannst du dir überlegen, ob du Versprecher und Lacher rausschneiden möchtest.

Besonders toll finde ich auch, wenn es so genannte „Bauchbinden“ in den Videos gibt. Das sind farbig hinterlegte Felder, auf denen der Name (und evtl. die Webseite) des momentan sprechenden Experten steht. Diese Felder kann man am Anfang und am Ende des Videointerviews einblenden.

Die fertige Videodatei wird dann noch komprimiert, damit sie nicht allzu groß ist. Hier kommt es auf die Länge des Videos, sowie deine eigenen Qualitätsstandards an sowie die Nutzerfreundlichkeit für die Kongressteilnehmer – denn große Videos laden sehr lange, was bei einer etwas langsameren Internetverbindung schonmal ein KO-Kriterium sein kann und einige Teilnehmer die Videos nicht sehen können. Ich habe beim Nähkongress die Videos recht stark komprimiert (200 – 500 MB pro Video, je nach Länge) und es gab keine Probleme beim Anschauen.

Grundkonzept der Kongress-Webseite

Da wir den Kongress möglichst einfach halten wollen, gibt es im Prinzip nur eine wichtige Seite für die Teilnehmer: den „Kongressraum“. Hier gibt es die Übersicht, an welchen Tagen und um welche Uhrzeit welche Interviews zu sehen sind. Den Kongressraum habe ich als einfache WordPress-Seite angelegt. Zu dieser WordPress-Seite gibt es so viele Unterseiten wie es Interviews gibt – bei einem 3-tägigen Kongress mit 3 Videos pro Tag wären das also 9 Unterseiten. Auf den Unterseiten werden dann die einzelnen Videos eingebettet. Dazu gleich mehr.

Diese Unterseiten sind ebenfalls ganz normale WordPress-Seiten. Es gibt eine Seite pro Experte bzw. Video. Auf jeder Seite werden die Informationen (Text & Foto) über den Experten eingebunden, sowie unterhalb des Textes das Video von Vimeo eingebettet. Diese Unterseiten kannst du bereits vor Kongressbeginn fertig einrichten und dann auf das entsprechende Datum planen, an dem das Video erscheinen soll. Wichtig: An dem entsprechenden Tag muss diese Seite im Plugin „DigiMember“ als „nur für Mitglieder“ markiert werden, damit nur registrierte Teilnehmer das Interview anschauen können. Nach Ablauf der Gratis-Zeit für die Videos (hier im Beispiel 48 Stunden) musst du das jeweilige Video dann manuell wieder aus der WordPress-Seite entfernen und dafür die Grafik für das Kongresspaket einbetten und mit der Produktseite verlinken.

Nun hast du also den Kongressraum fertig, sowie die Unterseiten auf denen die Videos eingebettet sind. Diese Unterseiten werden anschließend vom Kongressraum aus verlinkt, so dass die Kongressteilnehmer direkt vom Kongressraum aus zu den Unterseiten mit den Videos gelangen können. Wichtig: Die Unterseiten werden erst an dem Tag verlinkt, an dem auch das Video erscheint!

Goodies für die Kongressteilnehmer
Für eine bessere Übersicht und als Extra-Service kannst du für alle Teilnehmer ein paar einfache PDFs erstellen. Diese kannst du per Mail an alle registrierten Teilnehmer versenden, sowie im Forum bzw. der Facebook-Gruppe zum Download anbieten und natürlich auch auf der Kongressseite, zum Beispiel auf der FAQ Seite oder einer extra Download-Seite für Goodies zum Download anbieten.

• Kongressplan (welcher Experte spricht wann? Kurze knackige Übersicht)
• Kongressbroschüre (Ausführlichere Infos zu den Experten, Thema ihres Videos, Sendetermin, Hinweis zum Kongresspaket nach Ablauf des Kongresses)
• Freebies von den Experten (muss nicht unbedingt etwas Neues sein, kann von deren bestehendem Blog sein)

Workflow: Diese Schritte sind notwendig

• Name für den Kongress finden, Domain sichern
• Logo für den Kongress erstellen oder in Auftrag geben
• Webseite mit WordPress einrichten, Plugins installieren, Seitenstruktur anlegen
• Experten recherchieren & Interviewtermine vereinbaren
• weitere Absprache mit Experten treffen (Ablauf vor, während und nach dem Kongress: wer macht wo und wie Werbung?)
• Grafiken erstellen oder in Auftrag geben (Banner für Social Media, Material für die Blogbeiträge der Experten, Banner mit dem Videopaket, Fotos der Experten)
• 2-4 Wochen vor Kongressbeginn: Startseite mit Registrierungsformular einrichten – nur Registrierung möglich und FAQ, Kontakt, Impressum & Datenschutz einsehbar). Experten und Veranstalter bewerben den Kongress auf ihren Webseiten, in ihren Newslettern und in den sozialen Medien.
• Jingle / Anfang & Ende Sequenz für die Videos erstellen oder in Auftrag geben
• Video-Interviews aufzeichnen, schneiden, Anfangs- & Endsequenz sowie Bauchbinden einbinden
• Video exportieren und evtl. anschließend komprimieren
• Video-Paket fertigstellen und in Shop laden, Verkaufsseite im Blog anlegen, Digistore-Produkt und Bestellformular anlegen + Zahlungsmethode regeln
• Videos zu Vimeo.com hochladen, Titel & Beschreibung ausfüllen, unsichtbar machen („nur auf URL einbetten“ auswählen)
• Einbettungscode der Videos herauskopieren und in Detail-Seiten mit den Experteninfos einfügen
• zum Kongressbeginn entsprechend des Kongressplanes die weiteren Seiten mit den eingebetteten Interviews freischalten

Ablauf / Workflow im Kongresszeitraum

Anbei zeige ich dir einen beispielhaften Workflow für einen 3-tägigen Kongress, wenn pro Tag 3 Videos erscheinen sollen die jeweils 48 Stunden lang kostenfrei einsehbar sind.

• 1. Tag: Video 1 – 3 freischalten, Beiträge im Kongressraum aktivieren, FB-Post und Newsletter an alle Teilnehmer zu den heutigen Videos. FB-Seite bzw. Forum im Auge behalten bzw. moderieren, Mails beantworten.
• 2. Tag: Video 4 – 6 freischalten, Beiträge im Kongressraum aktivieren, FB-Post und Newsletter an alle Teilnehmer zu den heutigen Videos. FB-Seite bzw. Forum im Auge behalten bzw. moderieren, Mails beantworten
• 3. Tag: Video 7 – 9 freischalten und dafür Videos 1 – 3 rausnehmen (stattdessen Grafik mit Videopaket einbinden, verlinkt zur Produktseite), Beiträge im Kongressraum aktivieren, FB-Post und Newsletter an alle Teilnehmer zu den heutigen Videos. FB-Seite bzw. Forum im Auge behalten bzw. moderieren, Mails beantworten
• 4. Tag: Videos 4 – 6 rausnehmen (stattdessen Grafik mit Videopaket einbinden, verlinkt zur Produktseite), FB-Seite bzw. Forum im Auge behalten bzw. moderieren, Mails beantworten
• 5. Tag: Videos 7 – 9 rausnehmen (stattdessen Grafik mit Videopaket einbinden, verlinkt zur Produktseite), FB-Seite bzw. Forum im Auge behalten bzw. moderieren, Mails beantworten
• 6. Tag: Newsletter und FB-Post: Danke für den tollen Kongress, nochmal aufs Paket verweisen

Los gehts!

Ich hoffe, ich konnte dir einen guten Überblick verschaffen, wie du mit wenigen Mitteln deinen eigenen Onlinekongress auf die Beine stellen kannst. Lass mir gern einen Kommentar da, wenn du es selbst schon versucht hast oder ob vielleicht noch offene Fragen bestehen.