Wie du in weniger Zeit mehr schaffst: Meine Produktivitäts-Hacks

von Julia
Wie du in weniger Zeit mehr schaffst: Meine Produktivitäts-Hacks

Gerade selbstständigen Mamas fällt es schwer, ihre Arbeitszeit optimal einzuteilen und die tägliche To Do Liste abgearbeitet zu bekommen – da spreche ich absolut aus Erfahrung! Auf der anderen Seite kann dieser „Mangel“ an Zeit aber auch von Vorteil sein.

Immer wieder sagen mir Kollegen und Kunden, wie wahnsinnig schnell ich arbeiten würde und fragen mich, wie ich das schaffe als Mama. Das Zauberwort heißt: FOKUS! Gerade weil ich weniger Zeit zur Verfügung habe, muss ich absolut fokussiert arbeiten. Sonst schaffe ich nichts und meine Kinder haben kein Essen auf dem Tisch. Außerdem möchte ich soviel Zeit wie möglich mit meinen Kindern verbringen – was bedeutet, dass ich mit meiner Arbeit einfach schnell fertig werden möchte. Das ist mein täglicher Antrieb!

Wie kannst du es schaffen, mehr To Dos in kürzerer Zeit abzuhaken?

Zu allererst solltest du für optimale Arbeitsbedingungen sorgen.

  • Finde heraus, wann du am produktivsten arbeiten kannst und arbeite vorrangig zu diesen Zeiten.
  • Finde heraus, an welchem Ort du besonders effektiv bist (allein zuhause, im Büro, in einem Café, in der Natur, …) und versuche, an diesem Ort besonders häufig zu arbeiten.
  • An einem aufgeräumten Schreibtisch wirst du weniger abgelenkt und kannst dich voll aufs Arbeiten konzentrieren. Entferne alles vom Schreibtisch, das nicht für die Arbeit an deinem aktuellen Projekt benötigt wird.
  • Wenn du absolute Ruhe brauchst, diese aber an deinem Arbeitsplatz nicht vorhanden ist, besorge dir lärmreduzierende Kopfhörer.
  • Wenn du dich leicht ablenken lässt, blockiere auf deinem Arbeitsrechner und deinem Handy sämtliche Apps die du jetzt nicht benötigst.

Setze den richtigen Fokus

Fokussiere dich auf dein nächstes Business-Ziel. Was willst du erreichen? Stell dir vor deinem geistigen Auge vor, wie du dieses Ziel erreicht hast. Wie fühlst du dich? Behalte dann diesen Fokus beim Arbeiten bei.

Mach eine persönliche Challenge daraus, wie z.B. „Bis um 12 will ich dieses Projekt abgeschlossen haben!“. Auch sehr effektiv ist die Arbeit mit Belohnungen, wie z.B. „Wenn ich diese Aufgaben schnell abschließe, habe ich heute zusätzliche Zeit gewonnen und kann joggen gehen / ins Kino / meine Freundin besuchen / was auch immer dir Spaß macht“.

Strukturiere deine Aufgaben

Für ein produktives Arbeiten empfehle ich dir außerdem, deine täglichen Aufgaben zu strukturieren. Das kannst du entweder am Abend vorher machen oder als erstes am neuen Arbeitstag. Dabei sind folgende Faktoren wichtig:

  • Begrenze deine täglichen To Dos auf 3-5. Das klingt wenig? Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass unser Gehirn bei mehr als 5 geplanten Aufgaben dicht macht und überfordert ist. Dein Stresspegel fährt vielleicht sogar schon hoch, nur weil du all die Aufgaben siehst!
  • Teile große Aufgaben in kleinere Teilschritte auf, die du in wenigen Stunden erledigen kannst.
  • Priorisiere deine Aufgaben. Was ist heute absolut wichtig? Die Aufgabe mit der obersten Priorität solltest du immer direkt am Anfang des Tages machen. Die restliche Zeit kannst du mit 2 – 4 weiteren To Dos füllen, je nach Komplexität der Aufgaben.
  • Schreibe in deinen Tagesplan auch ausreichend Pausenzeiten mit hinein. Dazu gleich mehr.

Pausen einplanen

Fürs produktive Arbeiten mit ausreichend Pausen hat sich die so genannte „Pomodoro“-Technik besonders bewährt. Hierbei nimmst du eine Stoppuhr bzw. die Alarmfunktion deines Handys zuhilfe und unterteilst deine Arbeit in je 25 Minuten lange Zeitabschnitte. In diesen Zeiten arbeitest du konzentriert an deiner Aufgabe und lässt dich nicht ablenken. Nach den 25 Minuten ist eine Pause von je 5 Minuten angesetzt, die du nicht am Arbeitsplatz verbringen solltest. Stehe kurz auf, hol dir was zu trinken oder einen kleinen Snack, sieh aus dem Fenster, …

Vielleicht wirst du versucht sein, gleich weiter zu arbeiten weil du im Flow bist. Das kannst du natürlich tun, allerdings wirst du dadurch erfahrungsgemäß schneller müde und schaffst dann über den Tag verteilt weniger, als wenn du mehr kleine Pausen gemacht hättest. Deine Mittagspause kann dann natürlich länger als 5 Minuten sein.

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