Selbstständigkeit als Virtuelle Assistentin starten – Interview mit Monica Klaus

von Julia
Selbstständigkeit als Virtuelle Assistentin starten - Interview mit Monica Klaus

Immer mehr Menschen träumen davon, sich als virtuelle*r Assistent*in selbstständig zu machen. Doch welche Voraussetzungen sind dafür nötig? Ist dieser Beruf für jeden geeignet? Und wie kann man so eine Gründung angehen? Im Interview berichtet meine liebe Kollegin Moni von ihrem Weg in die Selbstständigkeit als Virtuelle Assistentin mit ihrem Business-Baby be-assisted. Viel Freude beim Lesen!

Hallo liebe Moni! Schön, dass ich dir heute ein paar Fragen zu deiner brandneuen Selbstständigkeit stellen darf. Stell dich doch bitte erstmal kurz vor.

Hallo liebe Julia, vielen Dank für die Einladung, ich freue mich. Ich bin Monica und lebe mit meiner Familie – Ehemann, Tochter und unserem jüngsten Familienmitglied, Königspudelmädchen Donna – im schönen Augsburg in Bayern. Unser Domizil ist traumhaft gelegen, nahe dem Stadtzentrum und gleichzeitig direkt am Siebentischwald, Augsburgs „grüner Lunge“ und für die Augsburger der beliebteste „Ort der Stille“.

Ursprünglich in Flekkefjord, Norwegen geboren, kam ich mit 2 Jahren mit meiner Familie nach Deutschland. Mein Vater ist evangelischer Pastor und ich habe 4 Geschwister. Ich hatte das große Glück, ein wertvolles Geschenk mit auf den Lebensweg zu bekommen, nämlich zweisprachig aufzuwachsen und somit zwei Muttersprachen zu haben.

Meine Begeisterung für Sprachen entflammte schon in der frühen Schulzeit, ich liebte Latein und als Englisch und Spanisch noch dazukamen, war ich wunschlos glücklich. Ich entschied mich, meine Leidenschaft zum Beruf zu machen und bin Fremdsprachenkorrespondentin für Spanisch und Englisch geworden. Für mich die perfekte Kombi zwischen fremdsprachlichen Handelskorrespondenzen mit dem Ausland, dolmetschen und übersetzen und dem kaufmännischen Part. Über 20 Jahre bin ich nun schon als Vorstands- Geschäftsführungs- und Projektassistentin bei Global Playern tätig. Es waren spannende und vielseitige Bereiche dabei, zum Beispiel eine international führende Unternehmensgruppe im Bereich Raumtransport, Satelliten und Flugzeugausrüstung, dann einer der größten Anbieter von Industrierobotern und ein multinationaler Konzern im konstruktiven Fassadenbau.

Du hast dich vor Kurzem als Virtuelle Assistentin selbstständig gemacht. Wie bist du auf die Idee gekommen?

Aus meiner langjährigen Erfahrung als Executive Assistant habe ich gesehen, dass ein großer Markt für die Virtuelle Assistenz da ist und dass immer mehr Unternehmer, Selbständige, Coaches und Freelancer diese Dienstleistung in Anspruch nehmen. Im Zuge der Digitalisierung sind viele klassische Berufe nach und nach weggefallen – aber es sind im Gegenzug auch viele neue Arbeitsfelder dadurch geschaffen worden. Wie zum Beispiel die Virtuelle Assistenz.

Mein Wunsch war es, alle meine vielseitigen Erfahrungen und Begabungen zu vereinen und einzusetzen. Ich liebe die Abwechslung und die Möglichkeit, verschiedene Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen kennenzulernen und diese mit meinen Fähigkeiten und Talenten zu supporten. In der Virtuellen Assistenz vereinen sich alle diese Dinge einfach und das ist genau mein Ding. Jetzt kann ich exakt das tun, was ich am liebsten mache: Organisieren, strukturieren, den Überblick behalten, mit spannenden Menschen zusammenarbeiten und neue Herausforderungen angehen.

Wie bist du bei deiner Gründung vorgegangen – was waren die einzelnen Schritte? Wie lange hat deine Gründung insgesamt gedauert?

Im Herbst 2020 startete ich mit den ersten Steps, seit kurzem ist meine Webseite online. Zu Beginn stand ein Coaching mit Dir auf dem Programm. Wir sortierten meine Fähigkeiten und Stärken, definierten meine wichtigsten Werte und Kernkompetenzen und bestimmten meine Wunschkunden. Ich bekam Dein „go“ und ging einen Schritt weiter, aus meinen Ideen entwickelte sich mein Name „be-assisted“. Jetzt ging meine Grafikdesignerin die Kreation meines Brandboards und meines Corporate Designs an. Ebenfalls ein ganz wichtiger Punkt war das Anlegen meiner Social-Media-Profile. Denn wer die Vorteile von Social Media nicht nutzt, verpasst eine schnelle, kostengünstige und äußerst wirksame Methode, viele Leute zu erreichen. Den Fototermin beim Business Fotografen für professionelle Businessfotos machte ich zwischendurch und danach war der Papierkram an der Reihe: Gewerbeanmeldung, Finanzamt und Versicherungen. Das größte Projekt, meine Webseite, war am zeitaufwendigsten, doch die Arbeit hat sich gelohnt. Am Ende standen Design, Texte und Themenstruktur und ich bin sehr zufrieden mit dem Ergebnis.

Hast du dir Gedanken über deine Positionierung bzw. dein Alleinstellungsmerkmal gemacht? Ist das in deinen Augen wichtig und warum?

Ich bin mir sicher: Eine Expertenpositionierung ist als VA das Wichtigste überhaupt. Warum? Weil ich als Expertin das Vertrauen anderer genieße und meine Reputation steigt. Ich kann höhere Stundensätze fordern, hebe mich von der Masse ab und genieße Exklusivität. Ich erreiche genau die Kunden, die ich mir wünsche. Und meine Kunden wissen genau was sie an mir haben.

Ist die Tätigkeit als Virtuelle*r Assistent*in deiner Meinung nach für Jede*n geeignet? Welche Eigenschaften sollte man mitbringen?

Wenn ich einige Fragen für mich selbst mit „Ja“ beantworten kann, ist die Virtuelle Assistenz möglicherweise die richtige Entscheidung:

  • Ist es wirklich meine Leidenschaft, andere bei ihren täglichen Herausforderungen zu unterstützen?
  • Kann ich mir meinen Tag selber sinnvoll und effizient strukturieren?
  • Bin ich davon überzeugt, dass ich mit meiner Expertise dem Kunden Mehrwert bringe?
  • Habe ich Interesse daran, mich fortzubilden und in meiner Aufgabe als VA zu wachsen?

Das Ganze von der Kundenseite zu betrachten kann auch hilfreich sein. Neulich hat eine Unternehmerin in einem sehr interessanten Interview ganz klar definiert, was sie von einer VA erwartet: Professionalität und Struktur. Die VA soll das Wissen und die Arbeitsmethodik für die sie geholt wird, auch erbringen. Die VA soll sie als Unternehmerin strukturieren und dabei Eigeninitiative zeigen. Wenn all diese Dinge gegeben sind, kann die Virtuelle Assistenz das Richtige sein.

Hast du dir vor bzw. während der Gründung Unterstützung geholt? Wenn ja: Welche?

Ja, das habe ich. Wie Du ja schon weißt wurde ich gecoacht, ließ mir von meiner Web- und Grafikdesignerin, meinem Fotografen und dem Steuerberater helfen. Einige Tipps & Tricks nahm ich aus einem Workshop für den Start in die Virtuelle Assistenz mit, in dem u. a. Themen wie Mindset, Positionierung, Tools & Technik Tipps und E-Mail-Marketing auf der Agenda standen. Vieles an relevantem Wissen habe ich mir in Eigenregie und Recherchen angeeignet. Eine tolle Plattform dafür sind FB & Co.; hatte ich erst mal die richtigen Gruppen gefunden, kam ich aus dem Informationsrausch und Kommunikationsaustausch gar nicht mehr raus.

Deine wunderschöne neue Webseite ist seit kurzem online. Welche weiteren Tools nutzt du, um deine Leistungen online bzw. offline bekannt zu machen?

Danke Julia, das Kompliment kann ich direkt zurückgeben, denn meine Seite ist in einer tollen Zusammenarbeit mit Dir und meiner Grafikdesignerin Silvia vom Büro Mono entstanden!

Meine Devise lautet: Sichtbar machen! Kommunizieren! Meine Webseite ist meine Visitenkarte. Ich möchte mich mit ihr möglichst viel verlinken und so Traffic generieren und Kunden erreichen. Eine FB-Business Seite und ein LinkedIn bzw. Xing Profil sind selbstverständlich auch ein Muss. Social Media bietet zahlreiche Möglichkeiten, sich mit Leuten zu verbinden, mit ihnen zu interagieren und dabei das Business auszubauen. Wichtig ist, dass man damit dann auch arbeitet. Gruppen beitreten, dort posten, schreiben, unterstützen, kommentieren. In den meisten FB-Gruppen gibt es z. B. die Möglichkeiten, sich in den wöchentlichen Vorstellungs-Posts mit seinem Portfolio zu präsentieren.

Das Netzwerk meiner ehemaligen Arbeitgeber nutze ich, genauso auch mein privates. Auch lokal habe ich Pläne, z. B. in Form eines Interviews beim lokalen Radio- oder TV Sender. Auch die Co-Working Spaces und Business Clubs in meiner Stadt sind Ziele für die Projektgewinnung. Zudem sehe ich bei den lokalen Firmen Potential. Viele haben keine Vorstellung, wie die Zusammenarbeit mit einer VA überhaupt aussehen kann. Ich möchte ihnen die Angst vor dem Unbekannten nehmen und ihnen die Vorteile einer Zusammenarbeit mit mir aufzeigen.

Ist eine eigene Webseite in deinen Augen Pflicht, oder würde auch eine Facebook-Seite bzw. ein Instagram-Profil ausreichen, um sich als Virtuelle*r Assistent*in zu präsentieren?

Im digitalen Zeitalter ist die eigene Internetseite nicht nur für uns VAs, sondern für alle Unternehmer unverzichtbar. Sie ist das Aushängeschild schlechthin. Die Investition in eine professionelle Website ist definitiv gut angelegtes Geld denn darüber finde ich auch Kunden. Du hast auf deiner eigenen Webseite die Möglichkeit, mit einem potentiellen Kunden zu kommunizieren und ihn von dir zu überzeugen. Bevor der Kunde einen Auftrag vergibt, wird erst einmal ausgiebig recherchiert. Ohne Internetauftritt kann es sein, dass mein Unternehmen gar nicht in die Auswahl kommt, wenn der Kunde eine Virtuelle Assistentin sucht. Dabei muss die Webseite ja gar nicht so groß sein, klein und knackig und aussagekräftig ist völlig ausreichend. Wenn eine Website gut gemacht ist, dann ist sie imstande, mehr Kunden und Interessenten zu generieren. Klar ist es auch wichtig, in den Social-Media-Kanälen präsent zu sein, aber dort ist vieles so kurzlebig und überlaufen. Man wird von Informationen erschlagen und der Fokus auf das Wesentliche leicht aus den Augen verloren.

Was sind deine 3 wichtigsten Learnings aus dem Gründungsprozess?

  • Jede*r von uns ist Expert*in für etwas, jede*r von uns ist einzigartig und es gilt, diese Einzigartigkeit zu definieren und sich als VA zu positionieren
  • Sichtbar sein, sich zeigen. In Social-Media-Gruppen kommunizieren, posten, Themen kommentieren, supporten, beraten – und dabei stets professionell auftreten.
  • Seine eigene Zielgruppe definieren, denn wenn ich nicht weiß wo ich meinen Kunden finde, erreiche ich ihn nicht und kenne seine Werte geschweige denn seine Probleme nicht.

Wie wichtig sind Austausch und Netzwerken für dich?

Networking und der Dialog mit anderen sind das A und das O, denn wir können gegenseitig von unseren Erfahrungen profitieren. Egal welches Thema oder Problem, es ist nicht neu und es gibt meistens schon eine Lösung dafür. In den Facebook-Gruppen sind die meisten VAs und Selbständige sehr hilfsbereit und bringen konstruktive Ideen und Vorschläge. Vor allem am Anfang der Gründung ist das sehr hilfreich. Virtuelle Assistentinnen sollten sich mehr miteinander vernetzen, denn wenn wir erkennen, dass wir dadurch einen Mehrwert schaffen, bringt das jede einzelne von uns in ihrem Bereich voran.

Was sind die nächsten Schritte auf deinem Weg als frischgebackene Selbstständige? Welche Marketingmaßnahmen oder Projekte hast du geplant?

Mein Fokus liegt jetzt auf der Projektakquise. Ich möchte mich weiter vernetzen und Kontakte knüpfen. Zudem werde ich meine LinkedIn Businessseite ausbauen und meine Social-Media-Kanäle mit Beiträgen füllen. Ich will immer die Augen offen halten für neue Herausforderungen – und dabei keine Angst haben und nicht problem- sondern lösungsorientiert an alle Aufgaben herangehen.

Liebe Moni, vielen Dank für diese spannenden Einblicke und ganz viel Erfolg auf deinem weiteren Weg!

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